Zásady ochrany osobních údajů

I. Kdo jsme

Sustainly s.r.o., IČO: 21802106, se sídlem Dlouhá 3403/2b, 702 00 Ostrava, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, sp. zn. C 96563 („Sustainly", „my", „nás").

Kontakt ve všech záležitostech ochrany osobních údajů: info@sustainly.tech

II. Dvě role: správce a zpracovatel

Tyto zásady se týkají dvou odlišných situací a vaše práva se liší podle toho, která z nich se uplatní.

Jako správce osobních údajů vystupujeme ve vztahu k osobním údajům týkajícím se našeho vlastního vztahu s vámi: váš účet, naše komunikace s vámi, naše webové stránky a fakturace. Toto zpracování popisují články III až VIII níže.

Jako zpracovatel osobních údajů vystupujeme ve vztahu k obsahu, který naši zákazníci nahrávají do platformy — faktury za energie, mzdové podklady, finanční dokumenty, údaje o dodavatelích a obdobné podnikové záznamy. Pokud tyto dokumenty obsahují osobní údaje (jméno zaměstnance na faktuře, podepisující osoba na smlouvě), správcem je zákazník, který je nahrál, a ten rozhoduje o účelech a prostředcích jejich zpracování. My je zpracováváme výhradně na základě doložených pokynů tohoto zákazníka.

Toto zpracování se řídí naším Dodatkem o zpracování osobních údajů, nikoli těmito zásadami. Jste-li zaměstnancem nebo kontaktní osobou některého z našich zákazníků a chcete uplatnit svá práva k údajům obsaženým v nahraných dokumentech, obraťte se prosím přímo na danou společnost — ta je jejich správcem. Při vyřízení vaší žádosti jí poskytneme součinnost.

III. Osobní údaje zpracovávané v pozici správce

V pozici správce vědomě nezpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR a naše zákazníky žádáme, aby takové údaje do platformy nenahrávali.

IV. Účely a právní základy

Tam, kde se opíráme o oprávněný zájem, jsme tento zájem poměřili s vašimi právy a svobodami. Proti takovému zpracování můžete kdykoli vznést námitku (viz článek VIII) a my je ukončíme, nebudeme-li schopni prokázat závažné oprávněné důvody.

V. Benchmarking a agregovaná data

Vytváříme oborové benchmarky a přehledy trendů. Ty stavíme výhradně na datech agregovaných a anonymizovaných tak, aby z výsledku nebylo možné identifikovat ani vyčlenit žádnou konkrétní společnost, osobu ani provozovnu, ať už přímo, nebo v kombinaci s dalšími informacemi, které máme k dispozici. Po anonymizaci již výsledná data nejsou osobními údaji a nespadají pod GDPR.

Pokud podkladový materiál nahrál zákazník, naše oprávnění jej takto využít vyplývá z Obchodních podmínek a Dodatku o zpracování osobních údajů — nepřisvojujeme si je jednostranně.

VI. Doba uchování

Osobní údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou k účelu, pro který byly shromážděny.

Jsou-li údaje uchovávány pro obhajobu právních nároků, uchováváme je do promlčení nebo pravomocného vyřešení těchto nároků.

VII. Uložení, předávání a další zpracovatelé

Umístění. Data zákazníků jsou uložena na serverech v Evropské unii. Nabízí-li poskytovatel volbu hostingového regionu, volíme region v EU.

Předávání do třetích zemí. Osobní údaje běžně nepředáváme mimo Evropský hospodářský prostor. Pokud by se předání stalo nezbytným, opřeme je o rozhodnutí o odpovídající ochraně dle čl. 45 GDPR nebo o standardní smluvní doložky dle čl. 46 GDPR spolu s případnými nezbytnými doplňkovými opatřeními, a odpovídajícím způsobem aktualizujeme seznam dalších zpracovatelů.

Další zpracovatelé. Využíváme třetí strany pro cloudový hosting, aplikační infrastrukturu, služby umělé inteligence sloužící k extrakci dat z nahraných dokumentů, doručování e-mailů, řízení vztahů se zákazníky a pro platby a účetnictví. Aktuální seznam našich dalších zpracovatelů včetně jejich funkce a umístění je zveřejněn na /cs/subprocessors. Každý z nich je vázán písemnou smlouvou ukládající povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů nikoli méně přísné, než jaké máme vůči našim zákazníkům.

Služby umělé inteligence. Tam, kde pro zpracování nahraných dokumentů využíváme služby umělé inteligence, uzavíráme smlouvy za podmínek, podle nichž předaný obsah není využíván k trénování modelů poskytovatele, a volíme zpracování v EU tam, kde je poskytovatel nabízí.

Osobní údaje neprodáváme.

VIII. Vaše práva

Podle GDPR máte právo:

• na přístup ke svým osobním údajům a na pořízení jejich kopie;
• na opravu nepřesných nebo neúplných údajů;
• na výmaz údajů („právo být zapomenut"), je-li dán některý z důvodů dle čl. 17;
• na omezení zpracování za podmínek stanovených v čl. 18;
• na přenositelnost údajů — obdržet údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a nechat je předat jinému správci, je-li to technicky proveditelné;
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu včetně profilování, a kdykoli a bez udání důvodu vznést námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu;
• odvolat souhlas, je-li zpracování založeno na souhlasu, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování před odvoláním;
• nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které pro vás má právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýká. Takové rozhodování neprovádíme.

Kterékoli z těchto práv uplatníte na adrese info@sustainly.tech. Odpovíme do jednoho měsíce; u složitých žádostí lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás vyrozumíme v prvním měsíci.

Právo podat stížnost. Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz. Rovněž se můžete obrátit na dozorový úřad ve státě svého obvyklého bydliště či místa výkonu práce.

IX. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Posoudili jsme naše zpracování podle čl. 37 GDPR a dospěli k závěru, že jmenování pověřence pro ochranu osobních údajů není povinné. Dotazy k ochraně osobních údajů zasílejte na info@sustainly.tech.

X. Zabezpečení

Zavádíme technická a organizační opatření odpovídající riziku, zejména šifrování při přenosu i v úložišti, řízení přístupu podle rolí, správcovský přístup na principu minimálních oprávnění, logování a monitoring, pravidelné zálohování a dokumentovaný postup reakce na incidenty. Souhrn těchto opatření je uveden v Příloze 2 našeho Dodatku o zpracování osobních údajů.

XI. Cookies

Používání cookies a obdobných technologií popisují naše Zásady používání cookies. Cookies, které nejsou nezbytné, nastavujeme pouze s vaším souhlasem, jejž můžete kdykoli odvolat v nastavení cookies na našem webu.

XII. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat. O podstatných změnách vyrozumíme registrované uživatele e-mailem nebo oznámením v aplikaci nejméně 30 dnů před nabytím účinnosti. Datum poslední aktualizace uvedené výše vždy odpovídá aktuální verzi.