Datenschutzerklärung

Dies ist eine Übersetzung zu Informationszwecken. Im Falle von Abweichungen ist die tschechische Fassung maßgeblich.

I. Wer wir sind

Sustainly s.r.o., Identifikationsnummer (IČO): 21802106, mit Sitz in Dlouhá 3403/2b, 702 00 Ostrava, Tschechische Republik, eingetragen im Handelsregister beim Bezirksgericht Ostrava, Aktenzeichen C 96563 („Sustainly", „wir", „uns").

Kontakt in allen Datenschutzangelegenheiten: info@sustainly.tech

II. Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Diese Erklärung betrifft zwei unterschiedliche Sachverhalte, und Ihre Rechte richten sich danach, welcher davon einschlägig ist.

Als Verantwortlicher handeln wir in Bezug auf personenbezogene Daten, die unsere eigene Beziehung zu Ihnen betreffen: Ihr Konto, unsere Kommunikation mit Ihnen, unsere Website und unsere Rechnungsstellung. Diese Verarbeitung beschreiben die Abschnitte III bis VIII.

Als Auftragsverarbeiter handeln wir in Bezug auf Inhalte, die unsere Kunden in die Plattform hochladen — Energierechnungen, Lohnunterlagen, Finanzdokumente, Lieferantendaten und vergleichbare Geschäftsunterlagen. Enthalten diese Dokumente personenbezogene Daten (ein Mitarbeitername auf einer Rechnung, eine unterzeichnende Person in einem Vertrag), so ist der hochladende Kunde der Verantwortliche und bestimmt Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung dieses Kunden.

Diese Verarbeitung richtet sich nach unserem Auftragsverarbeitungsvertrag, nicht nach dieser Erklärung. Sind Sie Mitarbeiter oder Ansprechpartner eines unserer Kunden und möchten Ihre Rechte an Daten geltend machen, die in hochgeladenen Dokumenten enthalten sind, wenden Sie sich bitte unmittelbar an das betreffende Unternehmen — dieses ist der Verantwortliche. Wir unterstützen es bei der Beantwortung Ihres Anliegens.

III. Personenbezogene Daten, die wir als Verantwortlicher verarbeiten

In unserer Rolle als Verantwortlicher verarbeiten wir wissentlich keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO und bitten unsere Kunden, solche Daten nicht in die Plattform hochzuladen.

IV. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Soweit wir uns auf ein berechtigtes Interesse stützen, haben wir dieses gegen Ihre Rechte und Freiheiten abgewogen. Sie können einer solchen Verarbeitung jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt VIII); wir stellen sie dann ein, sofern wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe nachweisen können.

V. Benchmarking und aggregierte Daten

Wir erstellen Branchen-Benchmarks und Trendberichte. Diese beruhen ausschließlich auf Daten, die so aggregiert und anonymisiert wurden, dass daraus weder ein einzelnes Unternehmen noch eine Person oder ein Standort identifiziert oder herausgegriffen werden kann, weder unmittelbar noch in Verbindung mit weiteren uns vorliegenden Informationen. Nach der Anonymisierung handelt es sich nicht mehr um personenbezogene Daten; die DSGVO findet auf sie keine Anwendung.

Wurde das zugrunde liegende Material von einem Kunden hochgeladen, ergibt sich unsere Berechtigung zu dieser Nutzung aus den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und dem Auftragsverarbeitungsvertrag — wir nehmen sie uns nicht einseitig heraus.

VI. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nicht länger, als es für den Zweck erforderlich ist, zu dem sie erhoben wurden.

Werden Daten zur Verteidigung von Rechtsansprüchen aufbewahrt, speichern wir sie bis zur Verjährung oder rechtskräftigen Erledigung dieser Ansprüche.

VII. Speicherort, Übermittlungen und Unterauftragsverarbeiter

Speicherort. Kundendaten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Bietet ein Dienstleister die Wahl der Hosting-Region an, wählen wir eine Region in der EU.

Drittlandübermittlungen. Wir übermitteln personenbezogene Daten regelmäßig nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Sollte eine Übermittlung erforderlich werden, stützen wir sie auf einen Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO oder auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO nebst etwa erforderlicher ergänzender Maßnahmen und aktualisieren die Liste der Unterauftragsverarbeiter entsprechend.

Unterauftragsverarbeiter. Wir setzen Dritte ein für Cloud-Hosting, Anwendungsinfrastruktur, Dienste der künstlichen Intelligenz zur Datenextraktion aus hochgeladenen Dokumenten, E-Mail-Versand, Kundenbeziehungsmanagement sowie Zahlungsabwicklung und Buchhaltung. Eine aktuelle Liste unserer Unterauftragsverarbeiter einschließlich Funktion und Standort ist unter /de/subprocessors veröffentlicht. Jeder von ihnen ist durch einen schriftlichen Vertrag gebunden, der Datenschutzpflichten auferlegt, die denen gegenüber unseren Kunden nicht nachstehen.

KI-Dienste. Soweit wir Dienste der künstlichen Intelligenz zur Verarbeitung hochgeladener Dokumente einsetzen, schließen wir Verträge zu Bedingungen, nach denen übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle des Anbieters verwendet werden, und wählen eine Verarbeitung in der EU, sofern der Anbieter dies anbietet.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

VIII. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht:

• auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und auf Erhalt einer Kopie;
• auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
• auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden"), sofern einer der Gründe des Art. 17 vorliegt;
• auf Einschränkung der Verarbeitung unter den Voraussetzungen des Art. 18;
• auf Datenübertragbarkeit — Erhalt der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format sowie deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen, soweit technisch machbar;
• auf Widerspruch gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung einschließlich Profiling sowie jederzeit und ohne Begründung gegen eine Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung;
• auf Widerruf der Einwilligung jederzeit, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird;
• keiner ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Eine solche Entscheidungsfindung nehmen wir nicht vor.

Zur Ausübung dieser Rechte schreiben Sie an info@sustainly.tech. Wir antworten innerhalb eines Monats; bei komplexen Anträgen kann die Frist um zwei weitere Monate verlängert werden, worüber wir Sie innerhalb des ersten Monats informieren.

Beschwerderecht. Sie können Beschwerde bei der tschechischen Datenschutzbehörde einlegen: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Prag 7, www.uoou.cz. Ebenso können Sie sich an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden — in Deutschland an die zuständige Landesdatenschutzbehörde, in Österreich an die Datenschutzbehörde (dsb.gv.at).

IX. Datenschutzbeauftragter

Wir haben unsere Verarbeitungstätigkeiten anhand des Art. 37 DSGVO geprüft und sind zu dem Ergebnis gelangt, dass die Benennung eines Datenschutzbeauftragten nicht verpflichtend ist. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an info@sustainly.tech.

X. Sicherheit

Wir treffen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, rollenbasierte Zugriffssteuerung, administrative Zugriffe nach dem Prinzip der geringsten Rechte, Protokollierung und Überwachung, regelmäßige Sicherungen sowie ein dokumentiertes Verfahren zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle. Eine Zusammenfassung enthält Anlage 2 unseres Auftragsverarbeitungsvertrags.

XI. Cookies

Der Einsatz von Cookies und vergleichbaren Technologien ist in unserer Cookie-Richtlinie beschrieben. Nicht notwendige Cookies setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen auf unserer Website widerrufen können.

XII. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Über wesentliche Änderungen informieren wir registrierte Nutzer mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail oder Hinweis in der Anwendung. Das oben genannte Datum der letzten Aktualisierung entspricht stets der aktuellen Fassung.