Zásady ochrany osobných údajov

Toto je preklad pre uľahčenie porozumenia. V prípade rozporu je rozhodujúca česká verzia.

I. Kto sme

Sustainly s.r.o., IČO: 21802106, so sídlom Dlouhá 3403/2b, 702 00 Ostrava, Česká republika, zapísaná v obchodnom registri vedenom Krajským súdom v Ostrave, sp. zn. C 96563 („Sustainly", „my", „nás").

Kontakt vo všetkých záležitostiach ochrany osobných údajov: info@sustainly.tech

II. Dve úlohy: prevádzkovateľ a sprostredkovateľ

Tieto zásady sa týkajú dvoch odlišných situácií a vaše práva sa líšia podľa toho, ktorá z nich sa uplatní.

Ako prevádzkovateľ osobných údajov vystupujeme vo vzťahu k osobným údajom týkajúcim sa nášho vlastného vzťahu s vami: váš účet, naša komunikácia s vami, naše webové stránky a fakturácia. Toto spracúvanie opisujú články III až VIII nižšie.

Ako sprostredkovateľ osobných údajov vystupujeme vo vzťahu k obsahu, ktorý naši zákazníci nahrávajú do platformy — faktúry za energie, mzdové podklady, finančné dokumenty, údaje o dodávateľoch a obdobné podnikové záznamy. Ak tieto dokumenty obsahujú osobné údaje (meno zamestnanca na faktúre, podpisujúca osoba na zmluve), prevádzkovateľom je zákazník, ktorý ich nahral, a ten rozhoduje o účeloch a prostriedkoch ich spracúvania. My ich spracúvame výhradne na základe zdokumentovaných pokynov tohto zákazníka.

Toto spracúvanie sa riadi naším Dodatkom o spracúvaní osobných údajov, nie týmito zásadami. Ak ste zamestnancom alebo kontaktnou osobou niektorého z našich zákazníkov a chcete uplatniť svoje práva k údajom obsiahnutým v nahraných dokumentoch, obráťte sa prosím priamo na danú spoločnosť — tá je ich prevádzkovateľom. Pri vybavení vašej žiadosti jej poskytneme súčinnosť.

III. Osobné údaje spracúvané v postavení prevádzkovateľa

V postavení prevádzkovateľa vedome nespracúvame osobitné kategórie osobných údajov v zmysle čl. 9 GDPR a našich zákazníkov žiadame, aby takéto údaje do platformy nenahrávali.

IV. Účely a právne základy

Tam, kde sa opierame o oprávnený záujem, sme tento záujem posúdili vo vzťahu k vašim právam a slobodám. Proti takémuto spracúvaniu môžete kedykoľvek namietať (pozri článok VIII) a my ho ukončíme, ak nepreukážeme nevyhnutné oprávnené dôvody.

V. Benchmarking a agregované údaje

Vytvárame odvetvové benchmarky a prehľady trendov. Staviame ich výhradne na údajoch agregovaných a anonymizovaných tak, aby z výsledku nebolo možné identifikovať ani vyčleniť žiadnu konkrétnu spoločnosť, osobu ani prevádzku, či už priamo, alebo v kombinácii s ďalšími informáciami, ktoré máme k dispozícii. Po anonymizácii už výsledné údaje nie sú osobnými údajmi a nepodliehajú GDPR.

Ak podkladový materiál nahral zákazník, naše oprávnenie využiť ho takýmto spôsobom vyplýva z Obchodných podmienok a Dodatku o spracúvaní osobných údajov — neprisvojujeme si ho jednostranne.

VI. Doba uchovávania

Osobné údaje uchovávame len po dobu nevyhnutnú na účel, na ktorý boli získané.

Ak sú údaje uchovávané na obhajobu právnych nárokov, uchovávame ich do premlčania alebo právoplatného vyriešenia týchto nárokov.

VII. Uloženie, prenos a ďalší sprostredkovatelia

Umiestnenie. Údaje zákazníkov sú uložené na serveroch v Európskej únii. Ak poskytovateľ ponúka voľbu hostingového regiónu, volíme región v EÚ.

Prenos do tretích krajín. Osobné údaje bežne neprenášame mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. Ak by sa prenos stal nevyhnutným, oprieme ho o rozhodnutie o primeranosti podľa čl. 45 GDPR alebo o štandardné zmluvné doložky podľa čl. 46 GDPR spolu s prípadnými nevyhnutnými doplnkovými opatreniami, a zodpovedajúcim spôsobom aktualizujeme zoznam ďalších sprostredkovateľov.

Ďalší sprostredkovatelia. Využívame tretie strany na cloudový hosting, aplikačnú infraštruktúru, služby umelej inteligencie slúžiace na extrakciu údajov z nahraných dokumentov, doručovanie e-mailov, riadenie vzťahov so zákazníkmi a na platby a účtovníctvo. Aktuálny zoznam našich ďalších sprostredkovateľov vrátane ich funkcie a umiestnenia je zverejnený na /sk/subprocessors. Každý z nich je viazaný písomnou zmluvou ukladajúcou povinnosti v oblasti ochrany osobných údajov nie menej prísne, než aké máme voči našim zákazníkom.

Služby umelej inteligencie. Tam, kde na spracovanie nahraných dokumentov využívame služby umelej inteligencie, uzatvárame zmluvy za podmienok, podľa ktorých odovzdaný obsah nie je využívaný na trénovanie modelov poskytovateľa, a volíme spracovanie v EÚ tam, kde ho poskytovateľ ponúka.

Osobné údaje nepredávame.

VIII. Vaše práva

Podľa GDPR máte právo:

• na prístup k svojim osobným údajom a na získanie ich kópie;
• na opravu nesprávnych alebo neúplných údajov;
• na vymazanie údajov („právo na zabudnutie"), ak je daný niektorý z dôvodov podľa čl. 17;
• na obmedzenie spracúvania za podmienok stanovených v čl. 18;
• na prenosnosť údajov — získať údaje, ktoré ste nám poskytli, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a nechať ich preniesť inému prevádzkovateľovi, ak je to technicky možné;
• namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme vrátane profilovania, a kedykoľvek a bez uvedenia dôvodu namietať proti spracúvaniu na účely priameho marketingu;
• odvolať súhlas, ak je spracúvanie založené na súhlase, bez toho, aby tým bola dotknutá zákonnosť spracúvania pred odvolaním;
• nebyť predmetom rozhodnutia založeného výlučne na automatizovanom spracúvaní, ktoré má pre vás právne účinky alebo sa vás podobne významne dotýka. Takéto rozhodovanie nevykonávame.

Ktorékoľvek z týchto práv uplatníte na adrese info@sustainly.tech. Odpovieme do jedného mesiaca; pri zložitých žiadostiach možno lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace, o čom vás upovedomíme v prvom mesiaci.

Právo podať sťažnosť. Sťažnosť môžete podať na Úrade na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, www.dataprotection.gov.sk. Rovnako sa môžete obrátiť na dozorný orgán v štáte svojho obvyklého pobytu či miesta výkonu práce.

IX. Zodpovedná osoba

Posúdili sme naše spracúvanie podľa čl. 37 GDPR a dospeli sme k záveru, že určenie zodpovednej osoby (DPO) nie je povinné. Otázky k ochrane osobných údajov zasielajte na info@sustainly.tech.

X. Zabezpečenie

Zavádzame technické a organizačné opatrenia zodpovedajúce riziku, najmä šifrovanie pri prenose aj v úložisku, riadenie prístupu podľa rolí, správcovský prístup na princípe minimálnych oprávnení, logovanie a monitoring, pravidelné zálohovanie a zdokumentovaný postup reakcie na incidenty. Súhrn týchto opatrení je uvedený v Prílohe 2 nášho Dodatku o spracúvaní osobných údajov.

XI. Cookies

Používanie cookies a obdobných technológií opisujú naše Zásady používania cookies. Cookies, ktoré nie sú nevyhnutné, nastavujeme len s vaším súhlasom, ktorý môžete kedykoľvek odvolať v nastavení cookies na našom webe.

XII. Zmeny týchto zásad

Tieto zásady môžeme priebežne aktualizovať. O podstatných zmenách upovedomíme registrovaných používateľov e-mailom alebo oznámením v aplikácii najmenej 30 dní pred nadobudnutím účinnosti. Dátum poslednej aktualizácie uvedený vyššie vždy zodpovedá aktuálnej verzii.